Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – najnowsze zmiany

W poniedziałek, 5 lutego Prezydent podpisał ustawę z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej „Ustawa”). Ustawa nowelizuje przepisy Kodeksu Pracy w zakresie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mogli wybrać postać przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Wybór będzie pomiędzy postacią papierową a elektroniczną. Ponadto, pracodawca w trakcie przechowywania dokumentacji, na warunkach określonych w Ustawie, będzie mógł zmienić postać dokumentacji pracowniczej, a ilość zmian nie będzie ograniczona. Szczegółowe zasady zostaną określone w rozporządzeniu wykonawczym do Ustawy.

Kolejną istotną zmianą jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z obowiązujących obecnie 50 lat do 10 lat, co dotyczyć będzie osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Krótszym okresem przechowywania dokumentacji będą mogli zostać objęci również pracownicy lub byli pracownicy, którzy nawiązali stosunek pracy w latach 1999- 2018, jednak dopiero po złożeniu przez pracodawcę oświadczenia o zamiarze przekazania raportu informacyjnego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ponadto nowelizacja nakłada dodatkowe obowiązki na pracodawcę w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy – m.in. wydanie wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracownika.

Inną równie ważną zmianą przewidzianą w Ustawie jest rezygnacja z zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Od przyszłego roku pracodawcy będą wypłacać wynagrodzenie na rachunek bankowy wskazany przez pracownika, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce.

Jeśli potrzebują Państwo bardziej szczegółowych wyjaśnień, prosimy o kontakt z adwokatem Michałem Chodkowskim (e-mail: michal.chodkowski@laszczuk.pl).